개인정보의 처리 목적
유니원은 다음 목적에 필요한 범위에서 개인정보를 처리합니다.
- 상담 및 문의 내용의 확인과 회신
- 상담 및 수임 가능성 검토, 비용과 절차 안내
- 출원의뢰 접수 및 의뢰 내용 확인
- 특허·실용신안·상표·디자인 등 지식재산권의 출원, 등록, 존속 및 관리
- 심사·심판·분쟁, 갱신·연차료, 변경·정정 및 그 밖의 후속 절차 수행
- 출원인, 발명자, 고안자, 창작자 및 그 밖의 관련 당사자 확인
- 고객, 해외대리인 및 업무 관계자와의 연락과 업무상 관계 관리
- 과거 상담·의뢰 내용, 업무 지시 및 대리관계 확인
- 업무기록과 사건기록 관리
- 분쟁·책임관계 확인 및 법적 대응
- 온라인 서비스 제공, 접수상태 관리, 장애 대응 및 부정 이용 방지
전화·이메일 상담, 온라인 문의 또는 출원의뢰의 제출만으로 위임계약이 체결되는 것은 아닙니다.
유니원은 위 목적과 다른 목적으로 개인정보를 이용하려는 경우 관계 법령에 따른 동의 또는 그 밖의 적법한 근거를 확인합니다.
처리하는 개인정보의 항목
상담 및 문의
전화·이메일 상담 과정에서 정보주체가 제공하는 성명, 연락처, 소속 및 문의 내용 등을 처리할 수 있습니다.
- 필수 항목
- 문의 유형, 이름, 이메일, 문의 내용, 개인정보 수집·이용 동의 여부
- 선택 항목
- 회사 또는 소속, 전화번호
- 처리 과정에서 생성되는 정보
- 접수번호, 접수·처리 상태 및 접수 시각
온라인 출원의뢰
- 연락정보
- 성명, 전화번호, 이메일, 소속·직위
- 의뢰 및 사건정보
- 의뢰 유형과 발명·고안·상표·디자인·해외 권리화에 관한 정보, 공개·출원·심사·일정·대상 국가·지역 등 정보주체가 입력한 사건정보
- 출원인 정보
- 개인의 성명·국적·주소 또는 법인·단체명·소재 국가·주소, 대표자명, 특허고객번호 보유·처리 상태 및 번호
- 관련 당사자 정보
- 발명자·고안자·창작자의 성명, 국적 및 주소
- 추가정보
- 국가연구개발사업 관련 정보와 추가 요청사항
- 첨부자료
- 파일명·형식·크기와 정보주체가 제출한 파일 내용
- 처리 과정에서 생성되는 정보
- 접수번호, 접수·처리 상태, 첨부파일 수, 개인정보 동의 시각 및 고지 버전
별도 보안 절차에서 처리할 수 있는 정보
특허고객번호 발급, 신원확인, 위임 또는 관련 행정절차에 필요한 경우 유니원은 일반 온라인 문의·출원의뢰 화면과 구분된 별도 보안 절차를 통해 주민등록번호·외국인등록번호 등 관계 법령상 고유식별정보, 신분증 등 신원확인 원자료, 인감·서명·위임장 및 이와 유사한 대리관계 자료를 요청할 수 있습니다. 이러한 자료는 업무상 필요한 경우에만 요청하며 일반 온라인 첨부영역을 통해 제출하도록 요구하지 않습니다.
서비스 이용 과정에서 생성될 수 있는 정보
서비스 운영과 보안 과정에서 접속 IP, 접속 일시, 요청 주소, 브라우저·기기 정보, 세션 정보 및 응답상태 등이 생성될 수 있습니다.
개인정보의 처리 및 보유기간
유니원은 개인정보를 관계 법령에 따른 기간 동안 보유하거나, 상담 및 수임 가능성 검토, 사건 수행과 지식재산권의 취득·존속·관리, 후속 절차, 과거 상담·의뢰 내용·업무 지시 및 대리관계 확인, 고객·해외대리인 등과의 업무상 연락 및 관계 관리, 업무기록과 사건기록 관리, 분쟁·책임관계 확인 및 법적 대응 등 업무상 보존 필요성이 지속되는 기간 동안 보관합니다.
- 업무 연락정보
- 성명, 회사·소속, 직위, 업무용 이메일 및 전화번호 등은 후속 연락과 업무상 관계 관리의 필요성이 지속되는 기간 동안 보관할 수 있습니다.
- 일반 첨부자료
- 발명·고안 설명자료, 도면, 제품·디자인 자료, 상표 관련 자료, 계약·증빙자료, 기존 권리자료 및 그 밖의 일반 첨부자료는 사건기록의 일부로서 사건 수행과 권리 관리의 필요성이 지속되는 기간 동안 보관할 수 있습니다.
- 고유식별정보 및 신원확인 원자료
- 주민등록번호 등 고유식별정보와 신원확인 원자료는 해당 행정절차, 신원확인 및 관련 업무에서 필요성이 소멸하고 다른 법령상 보존 근거가 없는 경우 지체 없이 파기합니다.
- 인감·서명·위임 관련 자료
- 인감, 서명, 위임장 및 이와 유사한 자료는 등록 내용, 변경·정정, 과거 위임관계 또는 특허행정상 확인을 위해 필요한 기간 동안 강화된 접근통제가 적용되는 저장영역에서 보관할 수 있습니다.
- 작성 중인 출원의뢰 초안 및 임시 첨부파일
- 작성 중인 출원의뢰 정보와 임시 첨부파일은 출원의뢰 작성 및 복원을 위해 서버에 일시적으로 저장됩니다. 현재 보존 기준은 14일이며, 실제 삭제 시점은 시스템 정리 작업 시점에 따라 달라질 수 있습니다. 이는 제출된 출원의뢰와 사건기록의 보유기간과 구분됩니다.
업무상 보존 필요성이 소멸하여 개인정보가 불필요해진 경우에는 관계 법령과 유니원의 내부 기록관리 기준에 따라 파기합니다. 관계 법령에서 별도의 보존기간을 정한 경우에는 해당 기간을 우선 적용합니다.
개인정보의 제3자 제공
유니원은 개인정보를 명시한 처리 목적 범위에서 처리하며, 정보주체가 별도로 동의한 경우, 관계 법령에 특별한 근거가 있는 경우, 계약의 체결·이행 또는 정보주체가 요청한 업무 수행을 위해 관계 법령상 허용되는 경우 등 관계 법령이 개인정보 제공을 허용하는 경우를 제외하고 제3자에게 제공하지 않습니다.
정식 수임 이후 국내외 권리화, 심사·심판·분쟁 또는 그 밖의 사건 수행을 위해 국내외 대리인, 관공서 또는 업무 관계자에게 개인정보를 제공할 필요가 있는 경우에는 해당 업무와 법적 근거에 따라 필요한 안내와 절차를 진행합니다.
외부 서비스에 대한 처리위탁 및 국외 이전은 다음 조에서 안내합니다.
개인정보 처리업무의 위탁 및 국외 이전
유니원은 홈페이지와 온라인 문의·출원의뢰 서비스의 제공 및 내부 업무 처리를 위해 개인정보 처리업무의 일부를 외부 전문사업자에게 위탁하고 있습니다. 유니원은 위탁계약 등을 통해 개인정보의 안전한 처리, 목적 외 처리 금지 및 접근통제 등 관계 법령에 따른 사항을 관리·감독합니다.
처리위탁 현황
| 수탁자 | 위탁업무 |
|---|---|
| The Constant Company, LLC (Vultr) | 웹사이트 및 서버 호스팅 |
| Microsoft | 업무용 이메일 서비스 제공 |
| Notion Labs, Inc. | 온라인 출원의뢰 접수정보의 업무관리 |
개인정보의 국외 이전 현황
| 이전받는 자 | Notion Labs, Inc. |
|---|---|
| 연락처 | 685 Market St., San Francisco, CA 94105, United States privacy@makenotion.com |
| 이전 국가 | 미국 |
| 이전 항목 | 온라인 출원의뢰 과정에서 입력한 연락정보, 사건·당사자 정보 및 추가 요청사항 등 접수정보. 일반 첨부파일 원본과 별도 보안절차에서 처리하는 고유식별정보·신원확인 원자료는 제외합니다. |
| 이전 목적 | 온라인 출원의뢰 접수정보의 내부 업무관리 |
| 이전 시기 및 방법 | 온라인 출원의뢰 접수 후 암호화된 통신을 통한 전송 |
| 보유·이용기간 | 유니원의 업무상 보존 필요성이 지속되는 기간 및 Notion 서비스에 적용되는 보존정책에 따른 기간 |
| 국외 이전 근거 | 개인정보 보호법 제28조의8 제1항 제3호에 따른 계약의 체결·이행을 위해 필요한 개인정보 처리위탁·보관으로서 개인정보처리방침을 통한 공개 |
개인정보의 파기 절차 및 방법
유니원은 관계 법령에 따른 보존기간과 업무상 보존 필요성이 모두 소멸하여 개인정보가 불필요해진 경우 지체 없이 파기합니다.
- 전자적 개인정보는 복구 또는 재생이 어렵도록 삭제합니다.
- 종이 문서는 분쇄하거나 그 밖의 안전한 방법으로 파기합니다.
- 관계 법령에 따라 계속 보존해야 하는 개인정보는 필요한 범위에서 다른 정보와 분리하여 보관합니다.
- 주민등록번호 등 고유식별정보와 신원확인 원자료는 관련 업무상 필요성이 소멸하고 다른 법령상 보존 근거가 없는 경우 지체 없이 파기합니다.
- 백업 또는 복제본이 즉시 삭제되기 어려운 경우에는 해당 정보가 통상적인 업무에서 이용되지 않도록 제한하고 적용되는 보존·삭제 절차에 따라 처리합니다.
정보주체의 권리·의무 및 행사방법
정보주체는 관계 법령이 정하는 범위에서 자신의 개인정보에 대한 열람, 정정·삭제, 처리정지 및 동의 철회를 요구할 수 있습니다. 법정대리인이나 적법하게 위임받은 대리인을 통해서도 요구할 수 있습니다.
권리 행사는 아래 개인정보 보호 문의처로 요청할 수 있으며, 유니원은 본인 또는 정당한 대리인 여부를 확인한 후 관계 법령에 따라 처리합니다. 다른 사람의 개인정보와 권리를 침해하지 않도록 정확한 정보를 제공해 주시기 바랍니다.
개인정보의 안전성 확보조치
유니원은 처리하는 개인정보의 성격과 위험을 고려하여 다음과 같은 기술적·관리적 보호조치를 적용합니다.
- 개인정보 접근 권한의 제한과 최소 권한 원칙 적용
- 개인정보 취급자에 대한 관리와 보안 유지
- 전송구간 보호와 서버 접근통제
- 작성 중 임시 첨부파일 및 제출자료를 공개 웹 경로 밖에 저장
- 고유식별정보와 신원확인 원자료에 대한 별도 보안영역 및 강화된 접근통제 적용
- 접속·처리기록 관리와 이상행위 대응
- 서비스와 처리환경의 안전성 유지를 위한 점검 및 보완
개인정보 자동 수집 장치 또는 기술에 관한 사항
출원의뢰 임시저장
출원의뢰 작성 중 자동저장과 이어쓰기를 지원하기 위해 입력한 일반 출원의뢰 초안, 첨부파일 정보 및 원본 파일은 공개 웹 경로 밖의 서버 저장공간에 임시 보관됩니다. 브라우저에는 초안 원문이나 첨부파일 원본을 저장하지 않습니다. 최종 제출 완료 후 접수번호와 제출 시각은 완료 화면 복원을 위해 해당 브라우저 탭의 세션 저장공간(sessionStorage)에 저장될 수 있습니다.
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주소검색
국내 도로명주소 검색어는 유니원의 동일 출처 중계 서버를 거쳐 행정안전부 도로명주소 검색 서비스로 전달됩니다. 이 과정에서 출원인이나 관련 당사자의 성명 등 신청서 정보가 검색어와 함께 직접 전달되도록 구현되어 있지 않습니다.
쿠키·접속기록
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개인정보 보호책임자 및 문의처
개인정보 처리와 관련한 문의, 불만 또는 권리 행사 요청은 다음 연락처로 보내주시기 바랍니다.
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- 대표변리사 김한성
- 소속
- 유니원특허법률사무소
- 주소
- 경기도 안양시 동안구 시민대로 181, 1001-20호 (10층 비욘드워크 內), 14047
권익침해 구제방법
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- 개인정보분쟁조정위원회www.kopico.go.kr · 1833-6972
- 경찰청 사이버범죄 신고시스템ecrm.police.go.kr · 국번 없이 182
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